Case Study: Μηχανογράφηση ξενοδοχείων Galini Hotels

Κάθε έργο έχει ιδιαίτερες ανάγκες και απαιτήσεις, διαφορετικούς στόχους και απευθύνεται σε ένα κοινό με ιδιαίτερα χαρακτηριστικά στοιχεία. Επομένως, κάθε έργο που υλοποιούμε, αποτελεί για μας ένα μοναδικό case study.

Επιλέξαμε να παρουσιάσουμε συγκεκριμένο project «Galini Hotels», που υλοποιήθηκε το 2007 από την E Commerce σε συνεργασία με την Next Step ΕΠΕ, όχι διότι έχει μηχανογραφηθεί πλήρως στο βαθμό που ζητήθηκε, ούτε επειδή έχει αρκετά ψηλό βαθμό μηχανογραφικής και φοροτεχνικής πολυπλοκότητας, αλλά περισσότερο διότι έχουμε διαπιστώσει ότι ένας σημαντικά μεγάλος αριθμός ελληνικών ξενοδοχειακών επιχειρήσεων έχει παρόμοιες ανάγκες.

Η αλυσίδα ξενοδοχείων «Galini Hotels», συμφερόντων του γνωστού Χανιώτη επιχειρηματία κυρίου Μάρακα, η οποία λειτουργεί υπό την Γενική Διεύθυνση του κυρίου Andre Abela, βρίσκεται στην Αγία Μαρίνα Χανίων. Αποτελείται από τις ξενοδοχειακές μονάδες Galini Beach I και Galini Beach ΙΙ, Eden Hotel, 3 αστέρων και το νεόκτιστο Galini De Luxe Resort & Spa, 5 αστέρων.

Περιγραφή του Project

Δεδομένα – Υφιστάμενη Κατάσταση

Η Διεύθυνση της επιχείρησης, μετά από διερεύνηση των προσφερομένων προϊόντων και υπηρεσιών στον χώρο, επέλεξε το λογισμικό Smart Hospitality Suite και την E COMMERCE ως τεχνολογικό συνεργάτη για την μηχανοργάνωση της αλυσίδας.

Η αλυσίδα αποτελείται από τέσσερεις ξενοδοχειακές μονάδες με επτά σημεία πώλησης, οι οποίες λειτουργούν ως υποκαταστήματα, υπό το ίδιο Α.Φ.Μ., με πολύ συγκεκριμένες φοροτεχνικές απαιτήσεις.

«Σε τέτοιου είδους επιχειρήσεις, στις οποίες επενδύονται σημαντικά ποσά για την κατασκευή αλλά και για την λειτουργία τους και στις οποίες πρωταρχικός μας στόχος είναι η δημιουργία αναμνήσεων, δεν πρέπει να αφήνεται τίποτα στην τύχη», δήλωσε ο κύριος Abela στην πρώτη μας συνάντηση, στην οποία όρισε και τις απαιτήσεις του project.

Οι Απαιτήσεις

• Μηχανογράφηση όλων των μονάδων συνολικής δυναμικότητας 199 δωματίων, σε επίπεδο Front Office, Αποθηκών, επτά σημείων πώλησης με δύο υποδοχές και ένα Βιβλίο ημερήσιας Κίνησης Πελατών.
• Ενιαία κεντρική διαχείριση και των τεσσάρων μονάδων, τόσο σε επίπεδο Front Office όσο και σε επίπεδο Stock Control αλλά και P.O.S. για τους χειριστές
• Κοινή χρήση όλων των σημείων πώλησης από τους πελάτες, ανεξαρτήτως μονάδας στην οποία διαμένουν.
• Λειτουργία σύμφωνη με τον Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων.

Παραθέτουμε παρακάτω ενδεικτικά, απαιτήσεις ανά τμήμα:

Κρατήσεις

• Ενιαία κεντρική διαχείριση των Κρατήσεων, Εμπορικών Πολιτικών και Πρακτορείων (φυσικά και των Allotments, Booking Positions και Commitments)
• Πλάνα Κρατήσεων τόσο ανά ξενοδοχειακή μονάδα όσο και συγκεντρωτικά
• Αυτοματοποίηση ειδικών προσφορών (Early bookings, Stay 5 pay 4 κ.λπ.)

Υποδοχή

• Κάθε Υποδοχή, να βλέπει τις δικές της υποχρεώσεις (Αφίξεις, Αναχωρήσεις, Αλλαγές δωματίων) αλλά και τις συνολικές.
• Αλλαγή δωματίου σε διαφορετική μονάδα, με αυτόματη ενημέρωση του Β.Κ.Π. (αναχώρηση από την μία μονάδα, άφιξη στην άλλη)
• Κοινό Ιστορικό Πελατών
• Συγκεντρωτική εικόνα λογαριασμών πελατών, ανεξάρτητα από το σε ποια μονάδα διαμένουν ή σε ποιο σημείο πώλησης αναλώνουν.

Main Courante

• Κύκλωμα Αυτοπαραδόσεων με χρήση δύο διαφορετικών τιμοκαταλόγων (Ιδιοκαταναλώσεων και Φιλοξενιών) και ξεχωριστή στήλη στο Ισοζύγιο M/C.
• Ισοζύγια Main Courante, Καρτέλες Χρεωστών, Ταμειακές και συγκεκριμένες Ελεγκτικές Καταστάσεις ανά ξενοδοχείο αλλά και συγκεντρωτικές.
• Εξαγωγή του Λογιστικού Άρθρου σε αρχείο για ενημέρωση συγκεκριμένης λογιστικής εφαρμογής.

M.I.S.

Σχεδιασμός συγκεκριμένων στατιστικών αναφορών, τόσο ανά ξενοδοχειακή μονάδα, όσο και συγκεντρωτικά.

Stock Control

• Υποστήριξη διαδικασιών ISO και HACCP
• Έλεγχος ειδικών Προσφορών και Σύγκριση τιμών Προμηθευτών
• Πρόταση παραγγελίας ειδών με min-max stock
• Καταχώρηση Αγορών με πολλαπλούς κωδικούς προμηθευτών
• Διαχείριση Παρτίδων ειδών με ημερομηνίες λήξης τόσο στις Αγορές όσο και στις ενδοτμηματικές κινήσεις
• Σχεδιασμός συγκεκριμένων ελεγκτικών καταστάσεων

P.O.S.

• Κεντρική Διαχείριση όλων των σημείων πώλησης (P.O.S.)
• Διαχείριση αυτοπαραδόσεων με έγκριση (Ιδιοκαταναλώσεις και Φιλοξενείες)
• Αυτοματοποίηση έκδοσης παραστατικών (Αποδείξεις Λιανικής Πώλησης για τα προϊόντα και Αποδείξεις Παροχής Υπηρεσιών για τις υπηρεσίες)
• Αυτοματοποιημένη αποστολή των εσόδων ενός σημείου πώλησης σε τρία διαφορετικά τμήματα στο Front Office.

Μεθοδολογία

Αφού έγινε λεπτομερής καταγραφή και μελέτη όλων των απαιτήσεων τόσο σε λειτουργικό όσο και σε φοροτεχνικό επίπεδο, καθορίστηκαν οι διαδικασίες, συμφωνήθηκε το χρονοδιάγραμμα και δημιουργήσαμε τέσσερεις ομάδες έργου.

Η πρώτη ομάδα ανέλαβε την επίλυση των λογιστικών και φοροτεχνικών θεμάτων υπό την καθοδήγηση του κυρίου Μαθιού Μαθιουδάκη, ο οποίος έχει την οικονομική διεύθυνση της επιχείρησης.

Η δεύτερη ομάδα της Next Step σε συνεργασία με την εταιρεία Computer Line, η οποία προμήθευσε τον εξοπλισμό Hardware, ανέλαβε την ορθή εγκατάσταση του εξοπλισμού αλλά και την επίλυση των προβλημάτων επικοινωνίας των ξενοδοχειακών μονάδων.

Και η τρίτη ομάδα της E Commerce, ανέλαβε την ανάλυση και παραμετροποίηση των εφαρμογών.

Παράλληλα μία τέταρτη ομάδα προγραμματιστών της SmartSoft, συνέδραμε αφιερώνοντας χρόνο για το customization των εφαρμογών ώστε να επιταχυνθεί η όλη διαδικασία και ταυτόχρονα να πληροί τις σχεδιαστικές, φοροτεχνικές και ποιοτικές απαιτήσεις που ετέθησαν.

Με την ολοκλήρωση της πρώτης φάσης, ξεκίνησε η κύρια φάση της υλοποίησης, η οποία αναλύθηκε στα εξής στάδια :

• Ανάπτυξη Λογισμικού
• Ενσωμάτωση Λογισμικού στην πλατφόρμα Smart Hospitality Suite
• Εγκατάσταση, Παραμετροποίηση
• Λειτουργικός και Ποιοτικός έλεγχος
• Εκπαίδευση των χρηστών
• Αρχικοποίηση των εφαρμογών (εισαγωγή δεδομένων)
• Σχεδιασμός Ειδικών Αναφορών

Η μηχανοργάνωση, ξεκίνησε τη λειτουργία της πλήρως την 1η Αυγούστου, με την έναρξη λειτουργίας της νεόκτιστης μονάδας Galini De Luxe Resort & Spa.

H διεύθυνση της επιχείρησης, λόγω υψηλής πληρότητας της περιόδου έναρξης αλλά και για λόγους αμεσότητας υποστήριξης, ζήτησε την παραμονή συνεργάτη μας για δύο επιπλέον εβδομάδες, όπως και έγινε.

Η πρώτη περίοδος λειτουργίας της μηχανοργάνωσης, κρίθηκε απόλυτα επιτυχής σε όλα τα επίπεδα.